Signature électronique : quels intérêts et avantages ?
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Une signature électronique (ou numérique) est tout simplement la version web de la signature manuscrite classique que l’on connaît. A l’inverse d’une signature manuscrite que l’on peut scanner, la signature électronique est considérée comme une signature originale. Tout comme une signature traditionnelle, elle peut être utilisée pour de nombreuses catégories de documents (facture, devis, contrat, bon de commande, etc.). Légalement, la signature électronique a la même valeur juridique que la manuscrite.
Comment fonctionne une signature électronique ?
La procédé de signature numérique repose principalement sur une technologie cryptographique de type asymétrique. Il doit répondre à plusieurs exigences :
Authenticité : Il doit pouvoir s’assurer que le signataire est correctement identifiable (et qu’il soit possible d’authentifier son identité). Pour ce faire, on demande souvent un document d’authentification tel qu’une carte d’identité.
Infalsifiabilité : Il doit être impossible qu’un tiers récupère la signature à des fins de falsification. L’usurpation d’identité doit être impossible à réaliser.
Inaltérabilité : Une fois que la signature est apposée sur le document, ce dernier ne peut plus être modifié. Il doit disposer d’un caractère inaltérable. Il est obligatoire de garantir l’intégrité du document.
Usage unique : Une signature électronique ne peut être copiée et collée sur un autre document. C’est pour cela que les signatures scannées n’ont aucune valeur légale.
Irrévocabilité : Après l’apposition de sa signature, le signataire ne peut plus faire machine arrière et nier cette dernière.
Pour garantir ces différents points, on utilise une clé publique et une clé privée. La clé publique a pour but d’analyser la signature tandis que la clé privée sert à réaliser cette signature.
Pour générer une signature numérique, il faut dans un premier temps vérifier et valider l’identité du futur signataire. Le signataire reçoit ensuite un mail qui le dirige vers le/les documents à signer. Il suffit alors de suivre les consignes affichées à l’écran pour valider cette signature dématérialisée ! Une fois que la personne a signé son document, elle reçoit un certificat électronique.
Les avantages de la signature électronique
Une sécurité renforcée
Pour pouvoir signer électroniquement, il faut choisir l’un des niveaux de sécurité définit par la réglementation eIDAS (réglementation européenne sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques). Il existe trois types de signatures numériques :
- La signature électronique simple peut être utilisée rapidement et facilement. Il s’agit du premier stade de signature autorisé. La simple signature n’implique pas nécessairement une étape pour vérifier l’identité du signataire ou pour obtenir son consentement. Elle permet de signer de nombreux documents numériques plutôt courants tels que des contrats d’adhésion, factures, devis, contrat de travail, etc.
- La signature électronique avancée correspond au deuxième niveau de sécurité. Pour être valide, elle prend en compte une étape de vérification de l’identité du signataire et du consentement de ce dernier. De plus, elle permet de garantir l’inaltérabilité du document signé. Les documents signés électroniquement peuvent être plus larges par rapport à la signature simple. Vous pouvez ici en effet signer des documents plus importants tels qu’un compromis de vente, une assurance-vie, un contrat de prévoyance santé, etc.
- La signature électronique qualifiée représente le troisième et dernier niveau de sécurité. Elle implique un processus de vérification beaucoup plus poussé. Elle est dite qualifiée car elle on l’obtient grâce à une autorité de certification. Les autorités de certification sont des tiers qui permettent de vérifier l’identité d’un correspondant. Il en existe de nombreuses telles que DocuSign, Yousign, Equisign… Elles envoient alors des certificats numériques pour valider le processus de signature.
La vérification de l’identité s’effectue en face-à-face (ou à minima en visioconférence). Lors de cette vérification, le futur signataire se voit remettre une clé cryptographique, qui lui permettra de finaliser son identification et de signer son/ses documents. Cette clé peut avoir plusieurs formes : clé-usb, carte à puce, badge, etc.).
Pour choisir le type de signature à mettre en place sur votre site, il faut prendre le temps d’étudier chacun des niveaux de sécurité. Selon votre activité, il peut être plus judicieux de recourir au niveau simple, qui permettra de faciliter l’expérience de vos clients. Si votre activité implique des informations confidentielles, les niveaux avancés ou qualifiés seront sûrement de meilleures solutions.
L’accès à une signature électronique passe par un système d’identification (envoi d’un SMS, mail, etc.), pour garantir l’identité du signataire. Ce système permet aussi de garantir l’intégrité du document.
Le fait d’apposer sa signature sur un support digital implique de nombreuses étapes de validation et de sécurisation. Bien qu’il existe différents niveaux de sécurité, les outils de signature numérique représentent de véritables services de confiance.
De grandes économies
Avec la signature électronique, plus besoin d’imprimer les documents à signer !
Qui dit plus d’impressions dit moins de dépenses. Pour les entreprises qui réalisent des centaines de signatures quotidiennement, on peut imaginer que les économies réalisées peuvent être immenses. Il y a alors des économies directes (vis-à-vis du papier consommé) et indirectes(plus de stockage physique, moins d’utilisation d’imprimantes, etc…).
Un gain de temps
Avec la signature électronique, plus besoin de se déplacer et d’être en face-à-face pour signer un document. Tout est effectué à distance, de manière rapide, puis envoyé par mail par la suite. Une solution distancielle particulièrement d’actualité à l’heure des gestes barrières.
Une meilleure expérience client
Les avantages de passer par une voie électronique sont nombreux et procurent aux clients une expérience améliorée. Le seul prérequis pour pouvoir effectuer une signature électronique est d’avoir accès à une connexion internet. Cela signifie que de nombreux clients peuvent potentiellement utiliser ce service dans le futur.
Le cas client des Harpes Camac
Dans le cadre de l’ouverture de son service de locations de harpe, Les Harpes Camac souhaitait mettre en place un module utilisant la signature électronique. L’équipe de Astraga a travaillé en s’appuyant sur la solution de signature proposée par DocuSign. DocuSign fait donc office d’autorité de certification pour réaliser ces signatures.
Les données qui sont collectées sur le site (identité du locataire, RIB, etc.) sont encodées, chiffrées, puis envoyées au support DocuSign. DocuSign stocke ensuite le document dans un coffre-fort électronique.
La mise en place de ce système a particulièrement renforcé l’activité de l’entreprise, avec des commandes qui n’ont jamais été aussi simples à effectuer ! Génération de la facture, signature facile à inclure, confirmation envoyée par mail, réception du document signé… Nous avons entièrement digitalisé ce service.
Quel outil de signature électronique choisir ?
Pour les Harpes Camac, nous avons choisi la solution DocuSign, mais il en existe de nombreuses autres, comme dit précédemment.
L’important est de prendre le temps de comparer les différentes solutions, et de choisir celle qui s’adapte le plus à ce que l’on recherche. La moins chère n’est pas forcément la meilleure, il s’agit de choisir celle qui possède le meilleur rapport qualité/prix à vos yeux.
La signature électronique en bref
Pour résumer, les signatures électroniques apparaissent comme une solution d’avenir, tant les avantages qu’elle procure sont utiles, aussi bien pour les entreprises que pour leurs clients. Bien entendu, si vous n’êtes pas à l’aise avec ces technologies et préférez garder vos signatures manuscrites, vous pouvez demander à obtenir une version papier et à signer manuellement.
Si vous songez à mettre en place un système de signature électronique sur votre site web, n’hésitez pas à faire appel à notre équipe qui saura vous aiguiller au mieux dans votre projet.